Réservation

Pour formaliser la réservation, une procédure formelle doit être respectée, qui requiert les documents obligatoires suivant :

• Demande de salles et espaces.
• Définition des besoins techniques.

Assurance de responsabilité civile (couvrant l'entité requérante dans les espaces loués et tous les jours de l'événement).

Pour le traitement du dossier - toujours par voie électronique - vous devez accéder au portail « del ciudadano » (du citoyen) de la Mairie d'Oviedo (portal.oviedo.es) à l’aide du certificat ou signature électronique de l'entité demandante. Cherchez les onglets suivants : Démarches / Culture, Loisirs et Sports / Demande d'espaces PEC. Après avoir rempli le formulaire de demande en ligne, vous pourrez y joindre les documents pertinents.

Le dossier doit obligatoirement avoir été présenté, avec l’intégralité de la documentation, au plus tard un mois avant la date de l'événement ou du congrès.

Décision

Une décision administrative sera finalement émise. Le document est formalisé dans les jours qui précèdent le congrès puis transmis aux organisateurs dans le cadre de la procédure administrative municipale ordinaire.

L'organisateur doit tenir compte du fait que, s’il va demander ultérieurement une subvention municipale d’aide à l’organisation de son congrès - ce pourquoi la Mairie lance chaque année un appel public - un contrat de service devra être signé entre l'entité promotrice et l’organisateur et, dans tous les cas de figure, le logo de la Mairie et la légende « financé par » devront être intégrés à toutes les promotions et supports graphique du congrès.